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【緊急度と重要度の秘密】あなたの大切な時間を有効利用できるたった1つのコツ

時間有効利用のコツ

前回、タスクを緊急度と重要度を切り分けて
4つに分類することを行いました。

今回はその分類したタスクを上手に管理することで
大切な時間を有効活用できるようにしていきましょう。

緊急度と重要度の秘密

【緊急≒重要】あなたが今すぐにしなければならないことは緊急なことではない?

まず緊急であるということは、
早急に対応しなければ重大な事態を招いてしまうことです。

取引先の社長から見積書を
明日までに持ってきてほしいと言われたり、
急な訪問、鳴り響く電話などでしょうか。

また緊急性があるものは向こうからやってきます。
対して重要であるということは、
物事の本質や成否に関わることで
長期的に影響がでてくることで、
将来のビジョンを考えたりすることや
自己研鑽、健康への取り組みなどでしょうか。

その行動は緊急だから行っているのでしょうか。
それとも重要だから行っているのでしょうか。

緊急度と重要度の秘密

スティーブン・コヴィー氏の4つの領域の特徴を知ろう!

  • 第一領域(緊急度が高く:重要度も高い)
  • この領域は急遽起こったトラブル、アクシデント、
    緊急事態、病気など緊急かつ重要な案件であるために
    手を抜くことができず、常に全力で対処する必要があります。
    そのため体力、知力、気力ともに大きく消耗してしまいます。
    そしてこの領域が収まった後に待っているのは
    大きな疲労と過度の気晴らし(第四領域)です。
    この領域ばかり行っていると疲れ果て、
    最後には無気力になってしまうこともあります。
    この領域は事前準備をしっかりしておくことで
    対処することができます。例えば普段から
    健康を意識した生活を行うことで重大な病気を
    未然に防ぐことができますね。
    これはビジネスでも同じです。
    しっかり対策としておけばこの領域を減らすことは十分可能でしょう。
  • 第二領域(緊急度は低く:重要度が高い)
  • この領域が最も大切になります。
    この領域は事業計画の策定やスキル向上のための研鑽、
    それに適度な運動など、本当は重要だと感じていながら
    いつも後回しになっていることです。
    しかし緊急性がないので向こうからやってきません。
    すべて自分で決めて自分でやらなければならないのです。
    ここにこの領域のことに力を注ぐ難しさがあります。
    また夏休みの宿題を放っておき夏休み終盤に
    慌てて片付けることのように第二領域を放置しておくと
    第一領域に移行するものもあるので注意が必要です。
  • 第三領域(緊急度が高く:重要度は低い)
  • この領域はたいして重要でない事柄が
    向こうから一方的にやってきます。
    なんとなく断り切れず自分の仕事が捗らなかったり、
    別のことに使うはずだった貴重な時間が邪魔されたりします。
    この領域が多い方は八方美人・イエスマンであると言えます。
    この領域を減らすためには断る勇気が必要になります。
  • 第四領域(緊急度は低く:重要度も低い)
  • この領域は緊急でも重要でもないまさに無駄な活動です。
    しかし勘違いしてはいけないのですが、
    気晴らしが悪いわけではありません。
    この領域に入るものは「過剰」であることです。
    旅行に行くことや適度なテレビ鑑賞は
    気晴らしにもなりますので全く問題ありません。
    私も気晴らしにゲームをすることがたまにあります。
    問題は長時間に渡りダラダラと続けることです。
    またこの領域は第一領域の反動としておきることがあります。

緊急度と重要度の秘密

【結論】最重要ポイントは、あなたの時間を「第二領域」に時間を集中させること

重要なことを実行するポイントは
多くの時間を第二領域にかけることです。

第二領域の時間を増やすには
それ以外の領域に使っている時間を減らす必要があります。
第三領域と第四領域の出来事をなるべく避け、
第二領域に時間を割くことによって
緊急な第一領域の問題が起こるリスクを減らすようにしましょう。

全体の2割の要素が、全体の8割の数値を
生み出しているという法則を
パレートの法則(8:2の法則)と呼びます。

第二領域の活動はまさに
この2割の部分にあたる行動といえます。
この領域を大切にすることでその効果は
全体の8割に影響し、結果として大きな
成果を得ることができるでしょう。

第二領域の活動を優先的に行い、
豊かな人生にしていきましょう。

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